1. Quản trị nội dung là gì?

Mỗi trang web đều có phần quản lý nội dung. Nội dung là văn bản, hình ảnh, hoạt ảnh, video và âm thanh trên một trang web được đăng bởi người quản trị trang web hoặc người được ủy quyền quản lý trang website. Nói cách khác, quản lý nội dung của nó cũng cần thiết như chăm sóc con cái của bạn. Để tạo một trang website, bạn sử dụng dịch vụ thiết kế web. Và khi thiết kế website xong, nó giống như một “đứa con” của bạn. Bạn phải làm gì với con hàng ngày, đó là chăm sóc, cho ăn, tắm giặt … Website cũng vậy thôi các bạn ạ.

Để website hoạt động hiệu quả, có mặt trên các công cụ tìm kiếm, đặc biệt là Google hàng ngày, bạn cần theo dõi, viết bài, đăng tải hình ảnh, chia sẻ website của mình đi nhiều nơi để tăng độ lan tỏa. Sau đó, chỉ hy vọng rằng một ngày đẹp trời bạn Gõ từ khóa của lĩnh vực của bạn lên Google và thấy rằng trang website của bạn đang ở trên cùng của Google.

Không đơn giản là trang website của đối thủ cạnh tranh của bạn đã lên Top. Không chỉ đơn giản là bạn thiết kế một trang website và tất nhiên nó sẽ mang lại hiệu quả cho bạn. Có như vậy thì doanh nghiệp mới không phải bỏ ra hàng chục, hàng trăm triệu cho các dịch vụ marketing, SEO web, SEO web lên top ngày càng nhiều.

2. Quản trị nội dung cần những yếu tố nào?

2.1 Cơ cấu tổ chức của hệ thống quản trị nội dung

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn phải xác định chính xác những gì bạn muốn xây dựng, lựa chọn nền tảng CMS (Content Management System). phù hợp cho cơ cấu tổ chức và doanh nghiệp của bạn. Bạn phải xem xét tất cả các yếu tố bạn muốn hiển thị trên trang web của mình.

Dựa trên sự phát triển của công nghệ, bạn có thể chọn từ CMS nguồn mở (Mã nguồn có sẵn bạn có thể nghiên cứu và sửa đổi) hoặc CMS độc quyền (Chuyên môn hóa cho một ngành cụ thể và nội dung liên quan với nó). Nền tảng CMS mã nguồn mở cho phép bạn thực hiện một chu trình phát triển hiệu quả nhưng tương đối tốn thời gian. Mặc dù CMS độc quyền là mã nguồn đóng, nó cho phép bạn tạo các tiện ích mở rộng và thêm chức năng khi cần thiết nhưng không cho phép bất kỳ ai truy cập vào mã nguồn.

2.2 Nhu cầu của doanh nghiệp 

Yếu tố quan trọng thứ hai là phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Mỗi loại CMS đều có những ưu nhược điểm riêng, bạn phải dựa vào nhu cầu và mục đích kinh doanh của mình để lựa chọn loại CMS phù hợp nhất cho mình.

Bạn muốn phát triển một Blog, một trang tin tức hay một trang web bán hàng. Khi doanh nghiệp của bạn ngày càng lớn mạnh, phát triển hơn thì website sẽ trở nên vô cùng quan trọng, bạn có cần mở rộng hay bổ sung thêm chức năng nào cho website so với hiện tại không?

Dành thời gian để liệt kê tất cả các ưu tiên của bạn và hình dung rõ ràng giao diện của trang web của bạn. Điều này không chỉ giúp hệ thống quản lý của doanh nghiệp được duy trì thống nhất mà còn tiết kiệm rất nhiều chi phí cho bạn.

2.3 Các nền tảng phổ biến nhất hiện nay 

Dưới đây là những thông tin về các nền tảng CMS tốt nhất hiện nay có thể giúp bạn đưa ra lựa chọn chính xác hơn:

• WordPress: là nền tảng CMS miễn phí có mã nguồn mở, dễ sử dụng và phổ biến nhất trên thế giới. Theo Alexa Ranking, có hơn 14,7% website trong top một triệu website chất lượng nhất hiện nay đang chạy nền tảng này, chiếm hơn 50% số nền tảng CMS đang được khởi chạy. Với những ưu điểm nổi bật như: cập nhật phiên bản liên tục (Phiên bản mới nhất hiện nay là WordPress 5.2 phát hành ngày 7/5/2019), hệ thống chủ đề (theme) đồ sộ, có khả năng biên tập bài viết mạnh mẽ và giao diện dễ sử dụng phù hợp với cả người mới đầu. Hơn nữa, nền tảng này còn hỗ trợ trang đăng ký người dùng và cộng đồng hỗ trợ người dùng.
• Joomla: Là nền tảng CMS miễn phí có nguồn mở phổ biến thứ hai sau WordPress. Nếu bạn đang tìm kiếm nền tảng có khả năng tùy biến vô tận, đòi hỏi phải thiết lập nhiều dịch vụ và ứng dụng cho người dùng thì Joomla là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Điểm trừ là nền tảng này không thân thiện lắm với người dùng mới. Nền tảng này có giao diện phức tạp hơn WordPress đòi hỏi bạn phải dành thời gian để làm quen và học cách vận hành nền tảng CMS này.
• Drupal: Mặc dù, Drupal bị bỏ xa trước WordPress và Joomla về thị trường, nhưng không có nghĩa là nó ít đáng giá hơn. Trên thực tế, sức mạnh của Drupal được đánh giá tương đương với Joomla. Nó có khả năng quản lý người dùng và phân quyền tốt, có thể quản trị nhiều site đa ngôn ngữ cùng lúc. Thậm chí, nó còn có những đặc điểm đặc biệt nổi trội. Cấu trúc lập trình của Drupal rất tinh vi, an toàn hơn hẳn WordPress. Nó có thể giải quyết hầu hết tất cả các tác vụ phức tạp chỉ bằng một đoạn code ngắn. Đây là lựa chọn lý tưởng cho website có quy mô trung bình và lớn. 
• Magento: Lựa chọn tốt nhất dành cho web thương mại điện tử. Phiên bản miễn phí “Community Edition” có mã nguồn mở  được phát hành lần đầu tiên năm 2008 và ngày càng được sử dụng rộng rãi. Magento cũng cung cấp nhiều tiện ích mở rộng, các chức năng bổ sung và một cộng đồng mở được hỗ trợ bởi các nhà phát triển

2.4 Các chức năng có sẵn trong quản trị nội dung

Không phải tất cả các website cần các tính năng CMS giống nhau. Do đó, hãy chọn một nền tảng có đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của bạn. Trước khi lựa chọn một nền tảng hệ thống quản trị, bạn kiểm tra các tính năng sau:

• Installation (Thiết lập): Quá trình cài đặt của bất kỳ CMS nào cũng phải được ghi lại để đảm bảo áp dụng thống nhất. Nó sẽ không đòi hỏi cần có chuyên môn kỹ thuật cao.
• Ease Of Use (Tính dễ sử dụng): Những người dùng có thể dễ dàng truy cập và vận hành nó mà không bị gián đoạn hay gặp bất kỳ lỗi nào.
• Documentation (Tài liệu): Có tài liệu hướng dẫn kỹ lưỡng, tương tác và được tổ chức tốt cho cả nhà phát triển và người dùng cuối cùng.
• Mobility (Sử dụng được trên thiết bị di động): Người dùng có thể dễ dàng truy cập trang web của bạn trên bất kỳ thiết bị di động nào.
• Flexibility (Tính linh hoạt): Cập nhật phần mềm thường xuyên để phù hợp với xu hướng thị trường mới nhất.
• Scalability (Khả năng nâng cấp): Một CMS hiệu quả phải có khả năng mở rộng đủ để theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo hiệu suất cao nhất của trang web.
• Security (Bảo mật): Tính bảo mật của CMS rất quan trọng để giữ an toàn cho nội dung và thông tin khách hàng của bạn.  Tìm kiếm cả các tính năng bảo mật tích hợp cũng như các trình bổ sung để sửa lỗi bảo mật.
• Support (Hỗ trợ): một hệ thống hỗ trợ liên tục và kịp thời để xử lý cả phần mềm cũng như cơ sở hạ tầng lưu trữ. Hãy tìm một nhà cung cấp hỗ trợ  24/7 cho người dùng thông qua điện thoại, email và trò chuyện.

2.5 Kỹ năng cần thiết 

Đừng bỏ qua tất cả những kỹ năng đặc biệt cần thiết để sử dụng nền tảng. Bạn phải đảm bảo công ty bạn có nhân sự vận hành được hệ thống quản trị nội dung. Bạn cần tập trung vào hai kỹ năng sau:

• Technical Skills (Trình độ công nghệ thông tin): Chọn một nền tảng CMS mà nhóm CNTT của bạn có đủ kiến ​​thức để xử lý vấn đề liên quan đến kỹ thuật bao gồm cài đặt, bảo mật, bảo trì, sửa đổi, nâng cấp, v.v.
• End-User Skills (Trình độ của người dùng cuối cùng): Chọn nền tảng mà người dùng cuối cùng cũng phải dễ dàng sử dụng nó. Nói cách khác, tất cả các thành viên trong nhóm sản xuất, tiếp thị và bán hàng của bạn sẽ có thể sử dụng nó mà không cần đào tạo thêm.

2.6 Sự phát triển của công nghệ 

Khoa học và công nghệ đang phát triển mạnh mẽ và chi phối tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp (bán hàng, tiếp thị, quản lý dự án, quan hệ khách hàng, v.v.). Do đó, bạn cần đảm bảo rằng nền tảng CMS mà bạn đã chọn có thể theo kịp công nghệ của thế giới.

Ngoài ra, hãy xem xét sự phát triển và mở rộng kinh doanh trong tương lai của bạn và đảm bảo rằng nền tảng CMS sẽ tương thích với những thay đổi đó. Từ đó, bạn sẽ có thể đưa ra cách tích hợp công nghệ tốt hơn.

2.7 Tổng chi phí phụ thuộc vào hệ thống quản trị 

Chi phí quản lý một trang web chủ yếu phụ thuộc vào chi phí của CMS được sử dụng. Chi phí thực sự của các nền tảng CMS có thể rất khác nhau dựa trên phạm vi các tính năng liên quan đến chúng. Bạn phải lường trước những thay đổi đó để đưa ra quyết định đúng đắn. Xác định ngân sách của bạn và phần còn lại sẽ dễ dàng hơn. Cho dù bạn muốn đầu tư vào một máy chủ lưu trữ tốt hay đang cố gắng tập trung vào việc tăng lưu lượng truy cập, bạn phải biết mình sẵn sàng chi bao nhiêu.

2.8 Cộng đồng hỗ trợ trực tuyến

Dịch vụ đi kèm với nền tảng CMS không chỉ cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục cho người dùng mà còn hỗ trợ một cộng đồng trực tuyến mạnh mẽ để bạn có thể tận dụng tối đa nền tảng đã chọn của mình. Hầu hết tất cả các CMS đều có cộng đồng trực tuyến lớn đã nhiệt tình giúp đỡ những người mới bắt đầu.

Bất kể bạn đang gặp sự cố kỹ thuật hay đang tìm kiếm hỗ trợ về tính năng, các cộng đồng trực tuyến sẽ cung cấp cho bạn các giải pháp khả thi nhất và cho phép bạn khắc phục sự cố trong quá trình thực hiện. sử dụng. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ, những doanh nghiệp không có nhân viên chuyên trách để điều hành và duy trì một trang web CMS.

Cuối cùng, khi bạn thực hiện nghiên cứu và tìm ra nền tảng CMS hiệu quả nhất cho trang web của mình, hãy đảm bảo rằng nó đáp ứng kỳ vọng của bạn và mang lại lợi tức đầu tư. Vì vậy, đừng vội vàng. Bạn nên dành thời gian để nghiên cứu càng nhiều càng tốt để xác định xem ai là người phù hợp nhất với bạn.